Betriebskostenmanagement – von der Eingabe über die Aufteilung bis zur Auswertung
Betriebskostenmanagement
Einfache Kosteneingabe
Aufteilung von Betriebskosten
Kosteneingabe pro Gebäude und Kostenstelle
Erstellung von detaillierten Auswertungen
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| Bild: Eingabe von Kostenbelegen in sMOTIVE |
sMOTIVE gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre erfassten Kosten nach den jeweiligen Kostenstellen, Kostenträgern, Kostenarten, Haushaltsstellen, Gebäuden oder einzelnen Vertragsbereichen auszuwerten. Grundlage für das Betriebskostenmanagement ist das  Gebäudeinformationssystem, die Flächenverrechnung, die Kosteneingabe sowie die einzelnen Stammdaten der kaufmännischen Verwaltung.
Eingabe von Kosten leicht gemacht
Tragen Sie entstandene Aufwände in sMOTIVE ein und verwalten Sie diese nach Kostenträgern, Kostenstellen, Kostenarten, Haushaltsstellen und Gebäuden. Definieren Sie Ihre Gebäude frei nach Ihren Strukturen über Kostenträger, Kostenstellen und Haushaltsstellen und Projekten. Mit dem umfangreichen Berichtswesen in sMOTIVE steht Ihnen die Möglichkeit zur Verfügung,sämtliche Kostengruppen auszuwerten und den aktuellen Stand der einzelnen Töpfe schnell zu erkennen. Der Vorteil bei der Arbeit mit sMOTIVE liegt auf der Hand: Die Daten müssen nur einmal eingepflegt und vom Teamleiter geprüft werden, um Sie dann in sMOTIVE zu verwalten, auszuwerten und an die FIBU und KORE-Systeme ergebniswirksam zu übergeben. Anfallende Kosten können adhoc vom jeweiligen Beteiligten eingeben werden und somit trägt jeder Beteiligte mit seiner täglichen Arbeit automatisch seinen Teil zur Verwaltung der Betriebskosten bei. Alle Kosteneingaben werden historisiert und können in Jahresvergleichen ausgewertet werden.
Kostenaufteilung
Entstandene Kosten werden in sMOTIVE mit Hilfe der Flächenverrechnung aufgeteilt. Die sMOTIVE Flächenverrechnung ermöglicht es, Kostenstellen und Kostenträger den einzelnen Flächenbereichen und Vertragsbereichen zuzuordnen. Wählen Sie den passenden Umlageschlüssel für die jeweilige Kostenart und gewährleisten Sie somit die gerechte Aufteilung der Kosten.
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| Bild: sMOTIVE Building Kostenauswertungen |
Das sMOTIVE Informationsherz als Basis für Ihre Betriebskostenabrechnung
Basis für Ihre Betriebskostenabrechnung bilden die Daten aus den einzelnen Modulen des Web Portals genauso wie Daten aus angebundenen Systemen. Durch Schnittstellen zu vorhanden Finanzsystemen und Auftragssystemen ist eine Integration in die bestehende IT-Unternehmensstruktur ohne Probleme möglich. So pflegen Sie im Bereich "Stammdaten" in sMOTIVE einmal zentral Ihre Kostenstellen, Kostenträger, Haushaltsstellen, Kostenarten und Budgets ein (oder integrieren diese Daten über Schnittstellen) und greifen mit jedem sMOTIVE Modul auf die gleichen Stammdaten für die Bearbeitung zu. Dies erspart Ihnen den Aufwand, die Daten in unterschiedlichen Lösungen mehrmals zu pflegen. Am Beispiel der Flächenverrechnung greifen Sie auf die Daten des integrierten Gebäudeinformationssystemes, der angebundenen CAD und der oben beschriebenen Stammdaten zu und verbinden diese Daten zu ergebniswirksamen Umlageschlüsseln im Bezug auf die genutzten Flächen. Somit fügen sich alle eingegebenen Daten zu einem zentralen Informationsherz zusammen. Ziel von sMOTIVE ist es, die verschiedenen Fachbereiche in einer Softwarelösung zusammenzuführen und Ihnen die dezentrale Bearbeitung Ihrer Prozesse zu ermöglichen.
Auswertungen mit sMOTIVE
Werten Sie Ihre Kosten nach verschiedenen Gesichtspunkten mit Hilfe einer Vielzahl von Berichten aus. Sie haben die Möglichkeit, benötigte Informationen schnell aufzubereiten und zu präsentieren. Ein Heraussuchen der verschieden Daten aus Tabellen und Formularen entfällt. Sie erhalten Berichte einfach per Knopfdruck. Änderungen und Eingaben werden nach der Speicherung gleich in den Berichten berücksichtigt und Fehlerquellen verringert. Auch ein Berechtigungskonzept für die einzelnen Berichte ist in sMOTIVE integriert. Sie können individuell definieren, wer welche Berichte auf welche Daten ausführen darf. Geben Sie den Mitarbeitern die Möglichkeit, selbstständig für Ihren Tätigkeitsbereich Reporte und Auswertungen durchzuführen - bei gleichzeitiger Entlastung aller Fachbereiche.
Kurzinformation zur Funktionalität
Flexible Kosteneingabe pro Gebäude, Kostenträger, Haushaltsstelle, Kostenart, Budget und Kostenstelle – Erstellung von Betriebskostenübersichten – umfangreiches Berichtswesen – direkte Verknüpfung zur Flächenverrechnung und der Gebäudeinformation – Anbindung von Drittsystemen – Integration in bestehende IT-Infrastruktur.
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