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Konferenzraum- und Veranstaltungsmanagement für Facility Management Dienstleister |
Konferenzräume online buchen
Veranstaltungsmanagement
Buchen von Medientechnik und Services ( Catering)
Info über Raumausstattungen
Wegeleitung zu den Konferenzräumen
Anbindung an MS-Outlook oder Lotus Notes
Verrechnung von Kosten
Anbindung an ERP Systeme
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| Bild: Buchungsmaske |
Konferenz-, Schulungs- und Seminarräume sind für viele Unternehmen eine bedeutende, eine Image-prägende „Visitenkarte“. Hier werden alle Gäste begrüßt, internationale Kontakte geknüpft und wichtige Kundenbeziehungen gepflegt. Eine „high-end Ausstattung“ der Räume ist daher keine Seltenheit, sondern eher die Regel. Wie aber sieht es mit der Organisation von Konferenzen und Meetings aus? Wer kümmert sich um die fachliche Koordination, der sicheren Buchung des entsprechenden Raumes, den perfekten Service, der persönlichen Bewirtung und auf welche Weise? Nicht selten erfolgt ein Großteil der Organisationsarbeit noch via Telefon oder E-Mail.
Verkürzen Sie die Buchungszeiten und erhöhen Sie die Effizienz
Was nutzt die beste Raumausstattung, wenn das Meeting selber nur über Umwege zu organisieren ist? Ein wichtiger Gast muss evtl. im Foyer warten, weil der Empfang nicht korrekt informiert wurde und keine entsprechenden Besucherausweise parat hatte. Der gebuchte Raum ist nicht ausgeschildert und bei Präsentationsbeginn ist weder Beamer noch Netzwerk verfügbar. Mit sMOTIVE Building Konferenz setzen Sie auf das intelligente „Werkzeug“ für Ihr Unternehmen, mit dem Sie Ihre Raum- und Ressourcenverwaltung fest im Griff haben und keine Missverständisse mehr auftreten! Konferenzraummanagement wird unternehmensweit auf höchstem Niveau möglich - von transparenten Informationen, welche Räume frei sind, über die schnelle und einfache Buchung bis hin zur Koordination komplexer Abläufe für umfangreiche Meetings. Wir helfen Ihnen, alle notwendigen Informationen zu bündeln, die relevanten Abteilungen einzubinden und auch auf kurzfristige Änderungen noch eingehen zu können. Mit einem Wort: Sie haben eine ganzheitliche Lösung für Ihre komplexe Aufgabenstellung! Ihre Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter werden den Unterschied erkennen und Konferenzen werden durch eine effizientere Vorbereitung optimiertere Ergebnisse liefern.
Verursachergerechte Kostenverrechnung
Die Verrechnung von Nebenkosten, wie z.B. Heizung, Flächenbereitstellung, Catering und Reinigung können Sie zur ergebniswirksamen Verrechnung an kaufmännische Systeme übergeben. Durch die detaillierte Umlage von Kosten werden transparente Informationen für die Prozessoptimierung bereitgestellt.
sMOTIVE Building Konferenz – ganzheitlich und zukunftsorientiert
sMOTIVE Building Konferenz basiert auf modernster Webtechnologie und ist so unternehmensweit in allen Standorten in Ihrem Intranet und im Internet einsetzbar. So kann der Anwender in London für sein Meeting nächste Woche den passenden Raum in Frankfurt finden, buchen und gleich seine Cateringwünsche bestellen. Oder die Videokonferenz übermorgen zwischen Berlin, Frankfurt, London und Paris einberufen und alle notwendigen Prozesse anstoßen.
Gleichzeitig kann sMOTIVE Building Konferenz spezifisch auf Ihre Maßgaben hin erweitert oder individuell angepasst werden. Dafür stehen eine Vielzahl an Zusatzmodulen zur Verfügung, die auch komplexe Prozessketten zu realisieren helfen. Von der Anbindung an bestehende Berechtigungssysteme (LDAP) über die Integration bestehender Formulare bis hin zum Datenexport in ERP-Systeme – sMOTIVE Building Konferenz bietet Ihnen eine Umsetzung nach ihren Anforderungen. Die automatische Ansteuerung von Displaysystemen oder Besucherleitsystemen stellt sicherlich ein wesentliches Highlight der Modul-Bausteine dar. Alle Dienstleistergruppen werden von sMOTIVE Building Konferenz mit eigenen Views unterstützt. Diese erlauben den internen oder auch externen Dienstleistern, die gebuchten Leistungen effizient und pünktlich zu erbringen und gleichzeitig die eigenen Prozesse transparenter zu gestalten. Die Anbindung an weitere sMOTIVE Productlines ist selbstverständlich jederzeit möglich.
Praxisgerechte Implementierung
sMOTIVE Building Konferenz ist auf höchste Leistungsfähigkeit bei größtmöglicher Flexibilität ausgerichtet. Gemäß Ihren Anforderungen erhalten Sie durch einen modularen Aufbau genau die Komponenten, die am besten für Ihre anstehende Aufgabe geeignet sind. Die Benutzeroberflächen werden auf Wunsch an Ihre Corporate Identity angepasst und in Ihr Intranet integriert, was kurze Projektzeiten garantiert. In der Praxis dauert die Implementierung von sMOTIVE Building Desksharing nur zwei bis drei Monate.
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| Bild: Veranstaltungsübersicht |
Kurzinformationen zur Funktionalität
Beliebige Standorte – beliebig viele Räume – beliebig viele Objekte (Fahrzeuge, Maschinen, Equipment usw.) – Räume (Objekte) suchen – Räume finden – Räume (Objekte) mit kompletter Ausstattung, Verpflegung, sonstiger Dienstleistung und technischem Zubehör reservieren – freie Ressourcen – Integration interner und externer Dienstleister und deren Prozessabläufe – direktes Ordering, Optimierung der Workflows – Termine editieren, modifizieren oder verschieben – Teilnehmer direkt zur gebuchten Veranstaltung einladen – hoch entwickeltes Berechtigungssystem – Anbindung an vorhandene Systeme möglich – Abrechnung der Kosten, Weiterberechnung – direkte Ansteuerung von Wegweisungs- und Displaysystemen – Direktbuchungen von Catering-Leistungen
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