Öffentliche Verwaltung Edition

Verwalten Sie effizient und kostengünstige Ihre öffentlichen Gebäude und technischen Anlagen mit sMOTIVE

100% browserbasierte Software (Intranet/Internet)
Vollständige Intranet und Internet Integration
Flächenmanagement mit Grafikintegration
Flächenverechnung
Reingungsmanagement
Schlüsselmanagement
Instandhaltungsmangement
Einfacher Einstieg (auch ohne CAD-Pläne)

Öffentliche Verwaltung
Die Aufgaben einer öffentlichen Verwaltung beim Management Ihrer Liegenschaften sind sehr vielfältig. Hierzu braucht es ein Werkzeug, das die Verwaltung entlastet und eine vollständige Abbildung aller Prozesse gewährleistet.
Das sMOTIVE Web Portal ist eine Integrationsplattform, die es möglich macht, nicht nur eine vorhandene IT-Landschaft zu integrieren, sondern auch abteilungsübergreifend die Mitarbeiter einzubinden - ohne Installationsaufwand auf den Clients der Benutzer. Möglich wird dies durch eine 100% browserbasierte Software. Bilden Sie mit sMOTIVE alle Prozesse rund um Ihre Gebäude ab, vom Flächenmanagement, der Flächenverrechnung, dem Umzugsmanagement, dem Reinigungsmanagement, der Schlüsselverwaltung bis hin zum Instandhaltungsmanagement Ihrer technischen Anlagen.

Modularer Aufbau des sMOTIVE Web Portals
Das gesamte sMOTIVE Web Portal ist modular aufgebaut und individuell auf die Bedürfnisse einer öffentlichen Verwaltung abgestimmt. Es stehen Ihnen über 50 Module zur Verfügung, die Sie über Konfigurationsseiten auch selbst anpassen können.

Flächenmanagement
Das Flächenmanagement im Web Portal bietet Ihnen eine Vielzahl von Möglichkeiten, Ihre Flächen optimal zu verwalten. So steht Ihnen eine CAD-Anbindung für ArchiCAD und AutoCAD zur Verfügung. Übergeben Sie Änderungen im Plan oder im Web Portal durch unsere bidirektionale Schnittstelle zur CAD. Verwalten Sie Ihre Gebäude einfach effizient über das Web Portal. Legen Sie hierfür in CAD und im Gebäudeinformationssystem die Grundlagen für die gebäudespezifischen Prozesse, wie z.B. die Reinigung, die Flächenverrechnung und das Umzugsmanagement. Flächenmanagement in sMOTIVE ist eine Gruppe von mehreren Modulen, die Ihnen hohe Flexibilität und Skalierbarkeit bietet.

Bild: sMOTIVE Web Portal Gebäudeinformationssystem - Detailansicht eines Raumes

Flächenverrechnung
Mit der Flächenverrechnung gewährleisten Sie eine gerechte Verteilung von Kosten auf die einzelnen Abteilungen oder Mieter. Mit einer herkömmlichen Tabellenkalkulation ist dies heutzutage kaum in einer angemessen Zeit zu erledigen. sMOTIVE Flächenverrechnung setzt genau hier an, um Ihnen einen möglichst einfachen Workflow zu bieten und vorhandene Daten des Systems zu nutzen. Durch die Nutzung der Daten können Sie sich wieder auf das Wesentliche konzentrieren - der gerechten Verteilung der Kosten. Hierzu bieten wir Ihnen mit sMOTIVE Flächenverrechnung die Möglichkeit, die Festlegung der Umlageverteilung für die einzelnen Nutzer zu definieren. Durch das umfangreiche Berichtswesen können Sie die entsprechenden vordefinierten Berichte und Abfragen ausführen und Ihrer Kontrollfunktion nachkommen. Alle Kosten für die Verrechnung werden vom zuständigen Mitarbeiter eingepflegt und automatisch auf die einzelnen Nutzer und Mieter verteilt.

Reinigungsmanagement
Mit dem Reinigungsmanagement bekommen Sie ein leistungsfähiges Werkzeug, um die Reinigungsmaßnahmen effizient und optimal in Ihrer öffentlichen Verwaltung durchzuführen. Sie können mit dem Reinigungsmangement nicht nur Ihre Maßnahmen schnell und übersichtlich planen, sondern auch Ihre Reinigungsverträge mit Leistungsverzeichnisssen und Verrechnungssätzen in sMOTIVE optimal abbilden und auswerten.

Umzugsmanagement
Umzüge innerhalb einer öffentlichen Verwaltung verschlingen meist sehr viel Geld und dauern länger als sie müssten. Ein aktives Umzugsmanagement für Ihre Verwaltung senkt die Kosten und die Zeit und erhöht die Transparenz. Ein modernes Umzugsmanagement entlastet nicht nur die Mitarbeiter während der Planung, sondern auch während des Umzugs. Dies ermöglicht einen entspannteren und effizienteren Umzug. Egal ob Sie ein komplettes Umzugsprojekt, den Umzug einer Abteilung oder den Umzug einzelner Arbeitsplätze planen – mit dem sMOTIVE Umzugsmanagement sind sie optimal aufgestellt.

Schlüsselmanagement
In öffentlichen Verwaltungen gibt es eine Vielzahl von Schlüsseln in unterschiedlichster Form, die koordiniert werden müssen. Ohne eine gut funktionierende Schließverwaltung ist dies heutzutage nicht mehr möglich. Es müssen Rechte an Abteilungen und Personen verteilt und Schließzeiten beachtet werden. Die Schließverwaltung verwaltet die Schlüsselausgabe und -rückname nach Personen und Abteilungen. Wer hat welchen Schlüssel und wie lange dürfen Personen Schlüssel behalten? Mit dem Schlüsselmanagement haben Sie die Möglichkeit, ihre Schlüssel optimal zu verwalten. Greifen Sie durch die Vorteile der Integrationsplattform auf bestehende Stammdaten zurück und verhindern Sie so Redundanzen und verringern Sie sie Ihren Aufwand.

Instandhaltungsmanagement
Das sMOTIVE Instandhaltungsmanagement bietet Ihnen von der Störfallerfassung bis hin zur Wartungsplanung ein umfassendes Paket. Erkennen Sie Störungen frühzeitig und beziehen Sie alle Mitarbeiter der Verwaltung mit ein. Stellen Sie den sMOTIVE Helpdesk zur Verfügung, sehen Sie übersichtlich, welche Anfragen gestellt wurden. Priorisieren und entscheiden Sie, wann diese ausgeführt werden. Minimieren Sie das tägliche Telefonaufkommen. In der Wartungsplanung planen Sie global für eine oder mehrere Anlagen Terminserien, die Ihnen die Instandhaltungsmaßnahmen für die einzelnen Wartungen erstellen. Sparen Sie sich die Mehrfacheingabe aller Informationen. Sehen Sie frühzeitig, welche Ressourcen für die geplanten Maßnahmen zur Verfügung stehen müssen.

Projektmanagement und Budgetverwaltung
Bündeln Sie einzelne Teilprojekte und Maßnahmen zu kleinen oder großen Projekten – vom Kleinumzug bis zur Sanierung des Theaters. Behalten Sie über das sMOTIVE Budgetmanagement Ihre öffentlichen Mittel im Griff. Erkennen Sie früh, welche Projekte aus dem Ruder laufen oder entscheiden Sie am Ende des Jahres aufgrund der übersichtlichen Darstellung der verfügbaren Budgets, was Sie noch durchführen können und was nicht!