Digital und easy

Dieser Artikel wurde in der Mitarbeiterzeitung der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See „KBS-maz“ (Ausgabe 2/22) in der Rubrik „Aktuell“ veröffentlicht.

Quelle: KBS-maz/Mitarbeiterzeitung der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See

Die Arbeit im häuslichen Umfeld hat – verstärkt durch die Coronapandemie – gezeigt, dass der Bedarf, persönliche und dienstliche Angelegenheiten online zu regeln oder zu beantragen, stetig wächst. Der Blick in die Zukunft und die digitale Transformation erfordern vermehrt die Ablösung von Papieranträgen, analogen Meldewegen und Rückfragen hinsichtlich des Bearbeitungsstandes.

Um einen Schritt in diese Richtung zu unternehmen, wurde vor einiger Zeit das Mitarbeiter-Service-Portal easyDesk zur Verfügung gestellt, in dem Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nun bequem Angelegenheiten von zu Hause beziehungsweise digital im Büro erledigen oder beantragen können. Den Zugang zum easyDesk finden Sie auf der Hauptseite des Intranets.

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Damit Sie sich keine zusätzlichen Anmeldedaten merken müssen, können Sie sich mit Ihrem Windows-Account und ihrem Windows-Passwort anmelden. Auf der Startseite finden Sie eine Übersicht über alle Apps. Von dort aus gelangen Sie in die einzelnen Anwendungen (siehe Abbildung).

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Der Umgang mit den Apps wurde so einfach wie möglich gestaltet, sodass unter Berücksichtigung der Benutzerfreundlichkeit weder eine Anleitung gelesen noch eine Schulung hierfür besucht werden muss. Für einige Apps wurden kurze Videoanleitungen im KBS Online-Campus erstellt, die Ihnen den einfachen Umgang mit der App zeigen. Mit easyDesk haben Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jederzeit den Bear- beitungsstatus ihres Auftrages im Blick und werden nach Abschluss der Arbeiten per E-Mail hierüber informiert. Auch die Kolleginnen und Kollegen, die Ihre Aufträge/Anfragen weiter bearbeiten, erhalten diese gebündelt in einem System. Das Zusammentragen von Informationen aus verschiedenen Medien wie Telefonanrufen, E-Mails oder Formularen entfällt. Dadurch werden Prozesse verschlankt und die Kolleginnen und Kollegen gleichzeitig entlastet.

Was Sie bei der KBS online regeln können!

easyDesk stellt die folgenden Leistungen zur Verfügung:

Umzüge

Mit dieser Anwendung planen Sie Ihren Umzug, aktualisieren die Belegung in Ihrem Bereich oder fügen Präsenzarbeitsplätze ein. Darüber hinaus erhalten Sie eine Übersicht über alle bisherigen Umzüge.

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Parkraumbewirtschaftung

Hier können Sie online einen Parkplatz beantragen, kündigen, einen neuen Parkausweis beantragen oder Änderungen wie beispielsweise ein neues KFZ-Zeichen bekannt geben.

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Arbeits-/Dienstunfähigkeit

Über die Anwendung Arbeits-/Dienstunfähigkeit können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vom Dienst ab- oder angemeldet werden. Sie haben jederzeit einen Überblick darüber, welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bereits gemeldet
wurden, und ganz neu ist, dass Korrekturen an den bereits gemeldeten Arbeits-/Dienstunfähigkeiten vorgenommen werden können.

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Feedback

Die Feedback-App bietet Ihnen die Möglichkeit, easyDesk aktiv mitzugestalten. Durch Ihr Feedback haben wir die Chance, die Apps zu verbessern und an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

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Das Mitarbeiter-Service-Portal wird kontinuierlich ausgebaut, um den neuen Anforderungen und dem Bedarf der digitalen Zukunft gerecht zu werden. Im Moment wird die Arbeitsweise verschiedener Apps verbessert, um den Anwenderinnen und Anwendern den Umgang mit diesen zu erleichtern. Die Ausweitung der Störmeldungen auf den bundesweiten Einsatz steht als einer der nächsten Punkte auf der Agenda.

Sollten Sie bei der Nutzung der Apps Unterstützung benötigen, können Sie sich jederzeit an das Team VI.1.6 Organisatorisches Raum- und Flächenmanagement, Computer-Aided Facility Management (CAFM) der Abteilung VI, Organisation, Statistik, Datenverarbeitung, Bauen, Logistik wenden. Wir helfen Ihnen gerne weiter.