Wir haben im Laufe der Jahre festgestellt, dass es eine große Herausforderung ist, eine einheitliche Dokumentation für ein Projekt zu erstellen. Es ergeben sich folgende prinzipiellen Fragen:
Der Inhalt Deiner Dokumentation teilt sich in 2 große Bereiche:
Die administrative Projektdokumentation: dafür bieten wir Dir unser Kundenportal an. Hier wird gemeinsam mit Dir die Projektdokumentation – Ticket für Ticket – während der täglichen Arbeiten erstellt und gepflegt. Dies ist für alle transparent. Jeder Projektbeteiligte hat zu jedem Zeitpunkt den gleichen Stand! Keine E-Mails, Excel-Tabellen oder Gant-Pläne sind notwendig.
Die inhaltliche Projektdokumentation kann partnerschaftlich während des Projektes erfolgen. Hierfür bieten wir Dir ein System an, in dem wir zusammenarbeiten können, so dass als Ergebnis eine schlüssige Dokumentation entsteht. Darauf kann im operativen Geschäft aufgebaut und eine Anleitung für die Mitarbeiter abgeleitet werden. Ebenso ist eindeutig erkennbar, was gewünscht, bestellt und geliefert wurde.
Unsere Dokumentation hat 2 Zielgruppen:
Das Projektteam braucht zu jederzeit einen Überblick über das Projekt. Dazu sind administrative, aber auch inhaltliche Themen notwendig. Für den administrativen Teil ist das Kundenportal das ideale Werkzeug, das jeder Projektleiter von uns an die Hand bekommt.
Für den inhaltlichen Teil, der die Prozesse Deines Unternehmens beschreibt, kannst Du eine Dokumentationsplattform von uns bekommen. Jeder Prozess und jede App kann dort in Form eines Artikels beschrieben werden.
Die Inhalte gehen von der Inbetriebnahme des Prozesses, bis hin zum fachlichen Geschehen. Der fachliche Inhalt und die Beschreibung des Prozessablaufs dienen auch den Fachabteilung, um bei eventuellen Fragen eine schnelle und gute Antwort zu bekommen.
Es gibt 2 Formate der Dokumentation:
Das Kundenportal steht „online“ zur Verfügung. Alle Informationen werden „während der Arbeit“ erfasst und aktualisiert. Somit gibt es keine Nachdokumentation, sondern man hat immer ein aktuelles System mit allen Aspekten der administrativen Umsetzung.
Die Dokumentationsplattform wird allen beteiligten Personen über das Internet oder Intranet zur Verfügung gestellt und enthält alle Aspekte von Wünschen, Anforderungen und Umsetzung.
Wichtig ist auch, dass für beide Systeme die Anpassungen und Änderungen klar und eindeutig über eine Historie verfolgt werden können.
Unser Prinzip der Dokumentation beruht auf Folgendem:
„Versuche im Prozess zu dokumentieren, so hast Du keine Nacharbeit“
Dieses Prinzip erfordert am Anfang viel Disziplin, belohnt aber alle Partner mit einer Dokumentation, die aktuell ist und die man in unseren agilen Ansatz für die Projektumsetzung gut integrieren kann.
