Papierarbeit ade – hallo App!

Dieser Artikel wurde in der Mitarbeiterzeitung der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See “KBS-maz” (Ausgabe 4/19) in der Rubrik “Aktuell” veröffentlicht.

Quelle: KBS-maz/Mitarbeiterzeitung der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See

Umzug, Parkraumbewirtschaftung, Telefonbuch: Im Mitarbeiterserviceportal easyDesk stehen den Kolleginnen und Kollegen digitale Services per App zur Verfügung

Die digitale Transformation geht am Facility-Management, der Verwaltung und Bewirtschaftung von Gebäuden und Anlagen, nicht vorbei. Als allgemeiner Trend spielt – unter
Schlagworten wie „Workplace-Management“ oder „moderne Arbeitswelten“ – der Service für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine immer größere Rolle. So sollten zum Beispiel
zur Unterstützung des Umzugsmanagements von Anfang an Beschäftigte in den Prozess eingebunden werden. Zusammen mit dem Softwarehersteller sMOTIVE wurde hierfür schließlich das Mitarbeiterserviceportal easyDesk entwickelt.

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Nun werden schrittweise Vordrucke aus dem Intranet, die in den Zuständigkeitsbereich der Abteilung VI fallen, abgelöst und als digitale Service-App zur Verfügung gestellt – ein zentrales Portal,
das Aufträge automatisch an den richtigen Adressaten im Hause der KBS weiterleitet. In einem ersten Schritt wurde easyDesk für den Gebäudebetrieb der Hauptverwaltung in Bochum „aus-
gerollt“, dann sollen schrittweise weitere Dienststellen davon profitieren. Ziel ist die bundesweite Verfügbarkeit. Projektleiter Sven Viebahn, Dezernat VI.1 – Organisation, berichtet unter anderem darüber im Interview.

Mehr Service für die Beschäftigten im Hause. Wie entstand die Idee dazu?

Die Idee ist nicht neu, im Gegenteil: Sie ist zugegebenermaßen sogar schon fast zehn Jahre alt, und ich möchte mich als heutiger Projektleiter nicht mit fremden Federn schmücken. Mehrere Kolleginnen und Kollegen aus dem Organisationsdezernat kamen darauf; darüber hinaus wurde sie als Verbesserungsvorschlag in ähnlicher Form von Beschäftigten eingebracht. Ja, und warum erst jetzt? Da muss man ehrlich sein und sagen, dass uns für die Umsetzung einerseits eine geeignete Plattform und Software fehlte und andererseits andere Themen im Organisationsdezernat einfach immer höher priorisiert wurden. Natürlich spielten auch begrenzte personelle Kapazitäten eine Rolle. Jetzt haben wir die Chance, für die Beschäftigten einen besseren Service zu installieren, und diese Chance möchten wir nutzen!

Wie sind Sie gestartet?

Im Oktober sind wir im Kleinen mit einer App zur Meldung von Störungen im Gebäudemanagement, wie zum Beispiel einer fehlerhaften Heizung oder einer defekten Beleuchtung, gestartet. Der im Intranet hinterlegte Papiervordruck wird damit abgelöst. Der Einsatz erfolgt zuerst in Bochum und dann stufenweise in weiteren Dienststellen. Die Kolleginnen und Kollegen vor Ort werden selbstverständlich in die Entwicklung eingebunden, denn es gilt, gemeinsam die beste Lösung zu finden. Der Fokus liegt dabei für uns ganz eindeutig auf dem Nutzererlebnis.

Wie geht es dann weiter? Werden Sie den Service kontinuierlich ausbauen?

Ein Ausbau ist definitiv geplant. Eine größere Umsetzung betrifft zum Beispiel die Unterstützung von Umzügen, denn die immer wieder neu auszufüllenden Umzugslisten sollen bald der Vergangenheit angehören. Die notwendigen Apps stehen als nutzbarer Prototyp bereits zur Verfügung und werden demnächst bei einem geeigneten Umzug in der Praxis eingesetzt. Außerdem verfolgen wir das Ziel, die genutzten Daten transparent und für alle verständlich darzustellen. In einer eigenen App stellen wir hierzu zum Beispiel einzelne Gebäudepläne mit Anzeige der namentlichen Belegung pro Raum zur Verfügung.

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Welche Vorteile bringt easy- Desk mit sich? Werden die Prozesse wirklich schlanker und übersichtlicher?

Der zentrale Ansatz hinter easyDesk ist, dass die Bereichsanfragen über eine Plattform erledigt werden können. Die Suche, zum Beispiel nach dem richtigen Vordruck, entfällt praktisch. Außerdem werden die Anfragen automatisch an den richtigen Bereich weitergegeben. Die Beschäftigten können nicht immer wissen, wer bei uns im Haus für bestimmte Bereiche zuständig ist. Das müssen sie auch gar nicht. Darüber hinaus soll easyDesk intuitiv bedienbar sein. Wir möchten möglichst keine Anleitungen zur Anwendung bereitstellen, denn die gibt es schließlich bei einer App auf dem Smartphone auch nicht mehr. Darüber hinaus ist uns die Transparenz sehr wichtig. Neben dem Überblick über den Bearbeitungsstand der Anfragen wollen wir zentral relevante Informationen verfügbar machen, zum Beispiel den bereits angesprochenen Gebäudeplan.

Inwiefern werden Sie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Weiterentwicklung einbinden? Ist Mitsprache beziehungs- weise Feedback möglich?

Bei der Entwicklung von easyDesk setzen wir auf einen agilen Ansatz und wollen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern neue Services so früh wie möglich zur Verfügung stellen. Für die Weiterentwicklung setzen wir auf die Mithilfe der Anwender und beziehen ihre Rückmeldungen mit ein. Wie schon angedeutet, möchten wir für unsere Kolleginnen und Kollegen das bestmögliche Nutzererlebnis erzielen. Hierfür haben wir eine Feedback-App eingerichtet, um direkt auf Anregungen oder Kritik reagieren zu können. Auf diese Weise möchten wir gemeinsam Schritt für Schritt ein optimales nutzerorientiertes Portal bereitstellen. Wir lassen uns gerne von den Ideen unserer Kolleginnen und Kollegen überraschen und inspirieren.