„Wir schaffen einmal eine Software an und die sollte natürlich alle heutigen und zukünftigen Bedürfnisse abbilden“
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Warum machen wir das? - Neue Konzepte
Wunsch und Wirklichkeit bei der Projektumsetzung passen nicht immer zusammen!
Aber was hat das mit sMOTIVE zu tun?
„Wir haben uns auf die Fahne geschrieben, Dir zu helfen!“
Das heißt:
- Transparenz schaffen
- Verständnis schaffen
- Unser reichhaltiges Wissen teilen
- Dir erfolgreiche Umsetzungsmodelle aufzeigen
- Dir zu helfen, Deine Mitarbeiter gut und schnell produktiv zu bringen!
Wunsch und Wirklichkeit bei der Projektumsetzung
Themen und Denkansätze haben sich radikal geändert und werden sich weiter ändern. Dies geht vom Denken der Menschen über das Arbeiten im Home Office bis hin zum Vertrieb!
„Nichts ist so stetig wie die Veränderung“
„Nur wer sich aus seiner gewohnten Umgebung heraus begibt, wird die Zukunft gut meistern.“
Begib Dich aus Deiner gewohnten Umgebung, schaue über den Tellerrand und suche Dir Verbündete innerhalb und außerhalb Deines Unternehmens, um Deine Vision umzusetzen.
Wir versuchen, Kunden miteinander zu verbinden, um voneinander zu lernen.
Um zu erfahren:
- Was funktioniert gut!
- Welche Hürden gibt es!
Wir sehen heute, dass Software im Geschäftsumfeld genau so beschafft wird, wie vor 20 Jahren. Ausschreibungen bilden oft nicht die richtige Form ab, um Projekte zum Erfolg zu führen.
Woran liegt das?
Erwartungen
Die meisten starten am Anfang mit ganz geringen Erwartungen, was sie umsetzen möchten.
Im Laufe der Evaluierung kommen jedoch immer mehr Wünsche und teilweise sehr ungenaue Anforderungen dazu – in unterschiedlichsten Fachbereichen, was dazu führen kann, dass eigentlich eine eierlegende Wollmilchsau gefordert ist!
Warum ist das so?
Dies wird maßgeblich durch eine Prämisse im Kopf getriggert:
„Wir schaffen einmal eine Software an und die sollte natürlich alle heutigen und zukünftigen Bedürfnisse abbilden“
Der Druck ist sehr hoch, nichts zu vergessen und die Wunschliste wird immer länger und länger und immer undefinierter.
Sicherheit
Als Folge der steigenden Erwartungen und Anforderungen steigen auch die Kosten und somit das Bedürfnis nach mehr Sicherheit!
Schließlich tätigt man eine große Investition und hat eine hohe Verantwortung für das Unternehmen und die Mitarbeiter!
Budget
Mit den Anforderungen und dem Bedürfnis nach hoher Sicherheit legt man ein Budget meist für viele Jahre fest.
Das Problem dabei ist, die Zeiten ändern sich – schneller denn je.
- Unternehmensstrukturen ändern sich
- Neue Bereiche entstehen oder entfallen im Unternehmen
Diese Liste kann beliebig fortgeführt werden. Mit diesen Veränderungen ändern sich auch die Anforderungen, so dass viele Anforderungen im Laufe des Projektes nicht umgesetzt werden oder durch andere ersetzt werden müssen.
Das Ergebnis
- Die Anforderungen werden nicht so eintreten, wie sie bei der Definition festgelegt wurden.
- Es gibt unerwartete Änderungen und Anpassungen des Leistungsverzeichnis und damit Nachträge.
- Die Projektkosten werden sehr oft überschritten!
Mit diesen Veränderungen ändern sich auch die Anforderungen, so dass viele davon im Laufe des Projektes nicht umgesetzt werden können oder durch andere ersetzt werden müssen.
Mit den geänderten Anforderungen wird auch der Softwarehersteller zusätzliche Kosten tragen, um das Projekt zu retten und einen zufriedenen Kunden zu haben.
Die Folge ist: das Projekt wird für ihn über einen längeren Zeitraum unwirtschaftlich!
Es entsteht auf beiden Seiten Unzufriedenheit und oft eine Kostenproblematik, die im schlimmsten Fall das Projekt zum Scheitern bringt.
Was kann man tun?
Die gute Nachricht – man kann etwas dagegen tun, um dies in den Griff zu bekommen.
Extrem wichtig, werde Dir darüber klar, was Du und Dein Unternehmen erreichen möchtet, nicht im Kleinen, aber im Großen.
„Schaffe Dir eine Vision!“
Definiere große Ziele
- Plane und messe das Erreichte.
- Lege „große Ziele“ fest, definiere eine Vision.
- Schreibe ohne Wertung alle Punkte auf, die Dir und Deinem Unternehmen für die Vision wichtig sind.
- Binde vertraute Mitarbeiter ein, die Dir auch Rückmeldung geben.
- Denke nicht in Software oder Feldern, sondern welche Herausforderungen Dir gegenüberstehen (Prozesse).
- Lege einen Zeitraum fest, bis wann das Ziel erreicht sein soll.
- Nach dem Motto „dream big and think big“.
- Kleinere Ziele können sich ändern, diese werden angepasst.
Wichtig ist:
- Ziele und Visionen zu haben.
- Dein Schiff bleibt so auf Kurs. Ohne ein Ziel gibt es keinen Weg und dein Schiff würde immer im Kreis fahren; damit kommst Du nie an.
- Was bin ich bereit, für das Erreichen der Ziele zu investieren?
- Damit kannst Du ein grobes Budget festlegen, das den Umsetzungs-Rahmen vorgibt.
Damit hast Du 4 Parameter
- Deine Vision
- Deine Mitarbeiter
- Deinen Zeitrahmen
- Deinen finanziellen Rahmen
Deine Mitarbeiter
- Deine Mitarbeiter sind Dein größter Wert. Sie nutzen die Systeme, lösen die Aufgaben und halten das Unternehmen am Laufen.
- Schaffe Verständnis bei Deinen Mitarbeitern für Deine Vision und zeige ihnen die Vorteile und den Mehrwert Deiner Ziele auf.
- Wenn Deine Mitarbeiter dahinterstehen, wird Dein Projekt erfolgreich.
- Das Risiko für Anforderungen, die nicht sinnvoll sind, sinkt dramatisch und damit auch das Risiko, unerwartete Kosten zu verursachen!
Finanzieller Rahmen
Für den finanziellen Rahmen/Budget habe ich die Herausforderung, dass ich zwar meine Vision und auch den groben Weg weiß, jedoch hat der noch viele Unbekannte.
Um ein flexibles Herangehen an Dein Projekt zu ermöglichen, sollte ein modernes Lizenzmodell zum Einsatz kommen, das Deinen Bedürfnissen gerecht wird.
Das heißt:
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- Geringe Anfangsinvestition mit einem hohem Nutzen für Dein Unternehmen.
- Mit den Möglichkeiten einer flexiblen Erweiterung oder eines Ausstieges aus dem Projekt.
- Es braucht ein flexibles und nutzungsabhängiges Lizenzmodel, um Dein finanzielles Risiko deutlich zu senken.
- Geringe Anfangsinvestition mit einem hohem Nutzen für Dein Unternehmen.
Wie starte ich nun?
Fange klein an – start small
Fange klein an! Das heißt:
- Suche einen oder zwei Prozesse aus, die auf dem Weg zu Deinem Ziel/Vision liegen
- Prozesse aktiv umsetzen
Vorteil 1: Du siehst schnell Ergebnisse im Unternehmen und bekommst die Aufmerksamkeit, die Du brauchst, um Deine Vision umzusetzen.
Vorteil 2: Du und Deine Mitarbeiter können die Software ohne hohe Investitionen besser beurteilen, eventuelle Niederlagen sind leichter wegzustecken.
Vorteil 3: Deine Mitarbeiter geben Dir eine bessere Rückmeldung und konkretere Anforderungen.
Vorteil 4: Du kannst flexibel auf Änderungen im Unternehmen oder der Prozesse reagieren.
Gehe schnell produktiv – move quickly
- Gehe schnell mit dem Umgesetzen produktiv
- Du und Deine Mitarbeiter können die Vorteile schnell erkennen und nutzen
Die Regel:
Lieber eine 80% Lösung für den ersten Schritt und produktiv, als eine 100% Lösung und nie produktiv.
Fazit
Zusammengefasst heißt das:
– think big – hab eine grosse Vision
– start small – fange klein an
– move quickly – gehe schnell produktiv
Wie Du siehst, die Zeiten fordern ein Umdenken und wer das macht, wird erfolgreich sein.
Bevor es richtig losgeht!
Wir möchten Dir bei dem Erfolg Deines Projektes helfen, schon bevor es richtig losgeht!
Dafür ist es wichtig, Projekte und Themen besser zu strukturieren, um zu wissen, was genau Du Dir von einem erfolgreichen Projekt erwartest und das schon, bevor du überhaupt an einen Sofwarehersteller herantrittst.
Diese 5 Tipps helfen Dir dabei, Themen zu sammeln und zu strukturieren.
- Tipp 1: Sammle alle Themen Deiner Fachabteilungen ohne Wertung – Wunschliste
- Tipp 2: Ermittle die Ressourcen mit Deinen Fachabteilungen
- Tipp 3: Ermittle die Themen, die den höchsten Nutzen für das Unternehmen bringen
- Tipp 4: Ermittle die Abhängigkeit der Themen untereinander
- Tipp 5: Starte mit dem Thema mit dem höchsten Nutzen, mit geringen Abhängigkeiten und der schnellsten Sichtbarkeit
In unserer Videoreihe „Bevor es richtig losgeht!“ gibt es ein Beispielprojekt, in dem diese Tipps zur Anwendung kommen.
Unser Ansatz
Klassische Softwareprojekte wurden immer nach dem selben Verlauf umgesetzt, das hat für uns aber nicht immer zu dem bestmöglichen Ergebnis geführt. Daher war es für uns an der Zeit, in die Zukunft zu sehen und jetzt verfolgen wir einen neuen Ansatz.
„Softwareprojekte verlaufen in der Realität in den seltensten Fällen linear, sondern sehr dynamisch und mit Anforderungen, die sich bei der Umsetzung noch ändern.“
Klassische Umsetzung
– Lange Liste von Funktionen und Feldern
– Fester Zeithorizont bis zur Umsetzung
– Gebündelte Produktivnahme
Unser Ansatz
– Groben Umsetzungshorizont festlegen
– Fokus auf einen überblickbaren Zeitraum
– Rücksicht auf einen dynamischen Projektverlauf
– Step by Step Produktivnahme
Themenbereich - Epic
Der Themenbereich sollte den Inhalt und den Zweck beschreiben. Zum Spezifizieren solltest Du Dir einige Fragen stellen und deren Antworten sollten den Inhalt näher beschreiben. Diese Fragen können zum Beispiel so aussehen:
– Welche Arten der Erfassung möchte ich umsetzen?
– Wer sind die Anwender und was sollen diese leisten?
– Welcher Mitarbeiter arbeitet was ab und wen muss ich bewusst mit einbeziehen?
– Welche Schnittstellen gibt es und welche Daten werden benötigt?
Benutzer-Stories
Benutzer-Stories sollen Dir dabei helfen, einen Themenbereich genauer zu definieren. Fragen, die beim Spezifizieren aufkommen, kannst Du wie folgt beantworten:
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- Beantworte diese in einem Satz
- Erstelle Akzeptanzkriterien
- Definiere Voraussetzungen
- Füge nützliche Bemerkungen für die Umsetzung hinzu
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Dieser Schritt ist sehr wichtig, um Deine Fragen so genau wie möglich beantworten zu können. Denn so wird ersichtlich, was am Ende als Ergebnis erwartet wird.
Weit in der Zukunft liegende Stories müssen nicht im Detail beschrieben werden. Die Unternehmenswelt dreht sich weiter und Anforderungen können sich schnell ändern.
Was sendest Du jetzt einem Softwarehersteller?
- Prozessübersicht
- Themenübersicht
- Abhängigkeiten
- Prioritäten/Nutzen
- Deine Ressourcen
- Stories
- Schnittstellen
- Zeithorizont
- Budgetrahmen – analog zum Zeithorizont
- Lizenzmodell