Reden wir über Geld

Softwareprojekte werden meist teurer, als man denkt, aber woran liegt das und was kann man dagegen tun?

sMOTIVE hat über 20 Jahre Erfahrung mit Softwareprojekten. Einige Ansätze und Erkenntnisse daraus im Folgenden.

Generell muss man festhalten:

Früher wurde ein vermeintlicher Standard installiert, ein paar Schulungen gehalten, ein bis zwei Berichte erstellt und ein Handbuch geliefert – das war das Projekt. Diese Art von Software ist einfach kalkulierbar, erfüllt aber selten die Anforderungen des Kunden.

Moderne Software im Geschäftsbereich ist heute nicht starr oder „out of the box“, sondern wird angepasst und kann damit fast alle Wünsche des Kunden erfüllen. Ebenso „lebt die Lösung“ und entwickelt sich mit der Firma und den Anforderungen.

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Die Kostentreiber in einem Softwareprojekt sind vielschichtig:

  • Wünsche? - Nicht nur die Wünsche und Anforderungen, die man festgehalten hat, kann man kalkulieren, sondern auch die unausgesprochenen Wünsche, die einem teilweise am Anfang eines Projektes noch gar nicht bewusst waren.
  • Projektteam? - Ein weiterer Kostentreiber ist das Projektteam auf beiden Seiten - und zwar immer dann, wenn keine gemeinsame Sprache gefunden wird. Das passiert auf menschlicher Ebene, fachlicher Ebene und auch auf der Kommunikationsebene. Wie man diese Herausforderungen lösen kann und sich über die Themen klar wird, werden wir in einem späteren Artikel beschreiben und Lösungsansätze aufzeigen.
  • Wie kann man nun diesen Herausforderungen begegnen?

    Generell kann man sagen, um diesen Herausforderungen gewachsen zu sein, sollte man ein Projekt klein anfangen und einen groben Plan haben, was man in den nächsten Jahren erreichen möchte.

    Zu Beginn des Projektes ist es unmöglich, alle Funktionen zu kennen und festzulegen, berücksichtigt man die Projektlaufzeit, die meist mittel- bis langfristig ist, ist dies umso schwieriger.

    Bedenkt man zusätzlich, dass sich auch die Umsetzung und deren Verwendung der Software im Betrieb über die Zeit erst etablieren muss, ist eine schrittweise Einführung noch sinnvoller.

    Dennoch werden immer noch viele Projekte gestartet, bei denen man zu Beginn die gesamte Funktionalität, auch die, die man vermutet, in Zukunft zu benötigen, einkauft.
    Diese spiegeln oft nicht den realen Aufwand wider, da sich über die Projektlaufzeit die Anforderungen massiv ändern oder zum Zeitpunkt des Erwerbs noch nicht bekannt waren. Diese Projekte kauft man meist „doppelt“ ein

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    Wie kalkuliert man nun ein Projekt, um keine böse Überraschung zu erleben?

    Ein Projekt besteht aus 4 Teilen:

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    Für den Kunden ist es sehr schwer einschätzbar, was eine Lizenz oder eine Dienstleistung ist. Ebenso kann der Kunde schlecht erkennen, welche Lizenzen und Dienstleistungen für einen Prozess benötigt werden. Ein Modell, das hier zum Einsatz kommen sollte, ist, ein gesamtes Paket für einen Prozess zum Festpreis anzubieten.

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    Dies sieht wie folgt aus:

    • Ein Kunde kann weitestgehend seine Anforderungen formulieren.
    • Die Beratung und Definition der Umsetzung in Zusammenarbeit mit dem Dienstleister dient einer besseren Zusammenarbeit.
    • Nach der Beratung sind sowohl dem Dienstleister, der die systemtechnischen Aspekte eingebracht hat, als auch dem Kunden, der seine Prozesse und Anforderungen genau definiert hat, klar, wie der Leistungsumfang aussieht und was geliefert wird.
    • Daraufhin entscheidet der Kunde, ob er das Angebot des Dienstleisters gemeinsam umsetzen möchte oder nicht.
    • Eine Empfehlung am Rande ist, dass die Beratungsdienstleistung des Softwareherstellers auf den Erwerb angerechnet wird.

    Die Vorteile dieses Verfahrens sind, dass das Investitionsvolumen im ersten Schritt sehr gering ist. Weiterhin gibt es allen Beteiligten eine höhere Sicherheit und man kann die Projektpartner und die Arbeitsweise der Beteiligten nach und nach kennenlernen.

    Sicherheit für den Kunden!

    Dieses Vorgehen gibt dem Kunden Sicherheit und die Möglichkeit, einen planbaren Stufenplan zu erhalten, in dem Prozess für Prozess angegangen und umgesetzt wird.

    Wartungskosten und Servicekosten bleiben überschaubar und wachsen geplant und gezielt mit dem Voranschreiten des Projektes.

    Der Fokus bei der Umsetzung wird Schritt für Schritt auf den nächsten Prozess gelegt, den man dann gezielt angehen kann.

    Das nimmt Druck aus dem gesamten Projekt und erleichtert dem Projektteam, früh Erfolge vorzuweisen.

    Natürlich muss man, wie oben beschrieben, einen groben Gesamtplan machen, der festlegt, wohin das gesamte Projekt führen soll, jedoch müssen nicht alle Details, die sich zum Zeitpunkt der Umsetzung oftmals verändern, definiert werden.

    Die Aufgabe der Projektleitung ist dann, den Überblick zu bewahren und nach jedem Schritt zu hinterfragen, ob die Planung des nächsten Schritts noch gültig ist oder ob Änderungen notwendig sind, die dann mit vergleichbar geringem Aufwand durchführbar sind.

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    Beispiel 1

    In unseren Beispielen gehen wir von Investitionskosten zwischen 450.000, — und 500.000, –EUR inkl. Wartung und Service in 3 Jahren aus.

    Die Wartung bei sMOTIVE beträgt 10% von einem Prozesspaket (Lizenzen inkl. Dienstleistung). Jeder Kunde kann zusätzlichen Service rund um sein Projekt buchen. Dieser ist abhängig von der Wartung, da davon ausgegangen wird, dass, je mehr Prozesse umzusetzen sind, auch mehr Service benötigt wird.

    Im ersten Beispiel gehen wir von 35.000, — EUR Kosten pro Prozesspaket aus. Das ist bei sMOTIVE der Wert für einen Prozess des höchsten Komplexitätsgrades und es sind immer 5 Benutzer enthalten.

    In der ersten Tabelle wird davon ausgegangen, dass man die Prozesse Schritt für Schritt anschafft. In der 2. Tabelle wird die Software einmalig angeschafft.

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    Beispiel 2

    Im zweiten Beispiel gehen wir davon aus, dass ein Prozesspaket ca. 15.000, — EUR kostet. Das ist der Preis für einen Prozess des niedrigsten Komplexitätsgrades und auch hier sind immer 5 Benutzer enthalten.

    In der ersten Tabelle wird davon ausgegangen, dass man die Prozesse Schritt für Schritt anschafft. In der 2. Tabelle wird die Software einmalig angeschafft.

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    Das Ergebnis für beide Beispiele ist eindeutig!

    Eine schrittweise Einführung hat folgende Vorteile:

    • fokussierte Einführung pro Prozess
    • überschaubares finanzielles Risiko
    • Erfolge können schneller aufgezeigt werden
    • Gesamtkosten sind geringer, selbst wenn man beim Sofortkauf einen Rabatt von 10% gewährt
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    Was in den Beispielen noch nicht berücksichtigt wurde, jedoch in der Praxis zu 95% eintritt und der größte Kostentreiber sein dürfte, ist, dass sich die Anforderungen ändern. Dies ist vor allem bei einem Gesamtkauf besonders schmerzlich, weil damit zusätzliche Kosten entstehen, die keiner eingeplant hat.

    Wir von sMOTIVE haben das Bestreben, ein Projekt erfolgreich, transparent und offen zu gestalten.